۱۳ نکته طلایی برای افزایش بهره وری جلسات آنلاین

جلسات آنلاین

تا همین چندسال قبل، شرکت در یک جلسه نیم‌ساعته، دست‌کم نصف روز زمان می‌برد؛ پیدا‌‌کردن آدرس، رفت‌و‌آمد، ترافیک، منتظر‌ماندن برای سایر افراد و …
این ماجرا را مقایسه کنید با امروز که فاصله افراد با همدیگر به اندازه یک کلیک ساده است و بیشتر کارمندان در خانه کار می‌کنند، بیشتر جلسات به‌صورت آنلاین برگزار می‌شوند، بسیاری از کاندیداها از طریق وب‌کم مصاحبه می‌شوند و اکثر دید‌و بازدید‌ها در فضای آنلاین انجام می‌‌شود. شیوع بیماری کرونا استفاده از فضاهای آنلاین را بسیار بیشتر کرد و در حال حاضر، بسیاری از افراد ترجیح می‌دهند که جلسات و ملاقات‌های خود را به‌صورت آنلاین برگزار کنند.
***
«چارلز داروین» می‌گوید: «موجوداتی که زنده می‌مانند، لزوما قوی‌تر از دیگران نیستند؛ حتی شاید باهوش‌تر هم نباشند! بلکه فقط بهتر از رقبایشان با تغییرات سازگار می‌شوند.» پس اگر قصد داریم در دنیای امروز، در روابط و کسب‌و‌کارمان، پیشرو و موفق باشیم، لازم است که با حضور حرفه‌ای‌تر در فضای آنلاین، حداکثر بهره‌ را از آن ببریم. ملاقات‌ها یا جلسات شما، چه در یک محیط آنلاین ساده برگزار شود و چه در پلت‌فرم‌های کنفرانسی مثل «اسکایپ»، «زوم»، «تیمز» یا «اسلک»، لازم است که با رعایت یک‌سری نکات مهم،کیفیت آن‌ها را بالا ببریم تا با بازدهی بالا و رفتار حرفه‌‌ای‌تر، به اهداف اصلی آن جلسه برسیم.
در ادامه این مقاله روش‌های ساده و موثری را که می‌تواند باعث بهبود عملکرد در جلسات آنلاین شود، با هم مرور می‌کنیم. شما می توانید با رعایت کردن این نکات بهره وری جلسات مجازی را به شدت افزایش داده و در زمان و هزینه خود صرفه جویی نمایید.

۱٫ قبل از هر جلسه، هدف آن را دقیق و واضح تعیین کنید

بسیاری از جلسات کاری بدون اینکه به نتیجه ای برسند ،شروع و تمام می شوند! بررسی اخیر شرکت مایکروسافت نشان داد که کارمندان آمریکایی هر هفته حدود پنج ساعت را در جلسات سپری می‌کنند و ۷۱ درصد از آنها گفته‌اند که جلسات، به‌ هیچ‌وجه بهره‌‌ور و پربار نیستند! هزینه این جلسات بیهوده برای شرکت‌ها بسیار هنگفت است. برخی تخمین می‌زنند که هزینه زمان و استعدادهای تلف‌شده، سالانه در حدود ۲۰۰ میلیارد دلار است!
علت اصلی این مسئله این است که هدف جلسه از قبل مشخص نمی شود یا اصلا هدف روشنی برای جلسه وجود ندارد. بنابراین تمرکزی روی مطالب اصلی وجود ندارد و جلسه با گفت و گوهای بی ربط و حرف های بیهوده ، تمام می شود.
سعی کنید قبل از شروع هرجلسه درباره ی هدف دقیق جلسه اطلاعات به دست آورید و اگر لازم است درباره آن مطالعه کنید تا با اطلاعات کافی در جلسه مشارکت داشته باشید. در طول جلسه هر بار که صحبت افراد از هدف دور می شود بهتر است که میزبان جلسه، به افراد یادآوری کند که به موضوع اصلی بپردازند.

۲٫ برای شرکت کنندگان راهنمای دقیق ورود به جلسه را ارسال کنید

وقتی کسی را به محل کار خود دعوت می کنیم، آدرس را برایش ارسال می کنیم و برایش توضیح می¬دهیم که از چه مسیری راحت تر و با تحمل ترافیک کمتر می تواند به ما برسد. برای دعوت افراد به جلسه آنلاین هم لازم است اصولی را رعایت کنیم.

زمانی که افراد را به جلسه آنلاین دعوت می کنیم باید تمام امکانات لازم برای حضور در جلسه و مسیر ورود به محیط را برایشان توضیح دهیم چون سطح اطلاعات و مهارت افراد مختلف برای کار کردن با یک محیط مجازی یا فضای آنلاین متفاوت است.

اگر افراد ندانند که برای ورود به جلسه دقیقا باید چه مراحل و مسیری را طی کنند،ممکن است که حتی از حضور در جلسه منصرف شوند.

افزایش بهره وری جلسات آنلاین
۳٫ برای جلسه مدیر تعیین کنید

یک جلسه بدون رهبر یا مدیر به سادگی ممکن است از مسیر اصلی منحرف شود. با مشخص کردن یک مدیر برای جلسات، ملاقات شما بسیار منظم و پربازده پیش خواهد رفت.
مدیر جلسه بنا به صلاحدید اعضای تیم می تواند اختیاراتی داشته باشد. برای مثال مباحثی که در جلسه قرار است مطرح شوند را به ترتیب اعلام کند. به افراد اجازه ی به اشتراک گذاشتن تصویر و صوت دهد.

گفتگوهایی که در جلسه شکل می گیرد را رهبری کند. اگر جلسه از مسیر اصلی خارج شد، آن را به موضوع مورد بحث برگرداند. این مساله به طور ویژه در جلسات آنلاین بسیار مهم است، چرا که احتمال زیادی وجود دارد که به علت مسائلی مانند قطع اینترنت و کیفیت صدا و تصویر، ارتباطات و گفتگوها خدشه‌دار شود.

۴٫ پیش از جلسه سیستم خود را آماده کنید

حداقل بیست دقیقه قبل از جلسه از همه شرکت کنندگان بخواهید سیستم خود را راه ‌اندازی مجدد کنند. مطمئن شوید دوربین و میکروفون شما به درستی کار می‌ کند و نرم افزار جلسه تعداد افراد را پشتیبانی می‌کند.

۵٫ تعداد افراد جلسه را کاهش دهید.

اشتباه بزرگی است که فکر کنیم هرچه تعداد افراد حاضر در جلسه بیشتر باشند،جلسه پربارتر خواهد شد. استیو جابز به این معروف بود که اگر فکر می‌کرد حضور افرادی در جلسه لازم نیست، راحت آنها را از جلسه‌اش کنار می‌گذاشت.

هرپه تعداد افراد یک جلسه بیشتر باشد ، مدیریت و کنترل جلسه و رسیدن به اهداف تعیین شده، سخت تر خواهد شد. این موضوع در جلسات آنلاین،اهمیت بیشتری پیدا می کند. اگر میزبان یک جلسه کاری هستید، تنها از افرادی دعوت کنید که حضورشان در جلسه ضروری است. در جلسات آنلاینی که به منظور دید و بازدید برگزار می شوند می توان افراد بیشتری را به جلسه دعوت کرد اما در یک جلسه کاری توصیه می شود تعداد افراد را تا جای ممکن کاهش دهید

۶٫ اینترنت خود را محکم کاری کنید

در برگزاری جلسات آنلاین، مهم ترین چیزی که باید برای آن تحقیق و هزینه کنید، اینترنت شماست. نداشتن محدودیت در سرعت و حجم اینترنت باعث می شود که کیفیت جلسه آنلاین به بیشترین میزان خود برسد. توصیه ی ما این است که احتمال اختلال در اینترنت خود را داشته باشید در این صورت لازم است که یک شبکه ی اینترنت جایگزین برای مواقع اضطراری پیش بینی کنید.


۷٫ به موقع حاضر شوید

غیرحضوری بودن جلسات آنلاین، ممکن است که باعث شود برنامه ریزی دقیقی برای حضور به موقع در جلسات نداشته باشیم. درحالیکه جلسات آنلاین به اندازه جلسات حضوری می توانند مهم باشند و دیر رسیدن به آن ها باعث آزرده خاطر شدن افراد حاضر در جلسه شود.
علاوه بر این زمانی که ما به موقع سرقرارها و ملاقات ها حاضر می شویم، تعهد و مسئولیت پذیری خود را به افراد یا میزبان جلسه نشان می دهیم. اگر میزبان یک جلسه هستید به افراد ساعت دقیق شروع وهمچنین ساعت پایان جلسه را اعلام کنید و اگر مهمان هستید این موارد را از میزبان بپرسید تا بتوانید وقت خود را در آن بازه زمانی خالی کنید و با تمرکز بیشتری در جلسه حضور داشته باشید.

۸٫ محدودیت‌های زمانی تعیین کنید

تعیین محدودیت های زمانی برای جلسه می‌تواند بهره وری شما را به شدت افزایش داده و به شما این امکان را بدهد که نتایج ارزشمندی را در بازه زمانی محدود، بدست بیاورید. به عنوان مثال برای یک جلسه سه نفره چهل دقیقه‌ای، شما می‌توانید پنج دقیقه را برای آغاز جلسه، ده دقیقه اختصاصی برای هر نفر و پنج دقیقه نیز برای جمع بندی جلسه اختصاص دهید.

با این روش شرکت کنندگان در جلسه متمرکز باقی می مانند و از موضوع جلسه منحرف نخواهند شد. معمولا یک جلسه اگر بدون برنامه ریزی قبلی به درازا کشیده شود، بازدهی آن کاهش پیدا می کند و افراد خسته می شوند.

۹٫ با امکانات بستر آنلاین، آشنایی کامل داشته باشید

بستری که ما برای برگزای جلسات استفاده می کنیم دقیقا شبیه به جایی است که مهمان خود را دعوت می-کنیم. همانطور که درباره قسمت های مختلف خانه، مهمان خود را راهنمایی می کنیم و از او پذیرایی می‌کنیم، به عنوان میزبان یک جلسه آنلاین لازم است که با امکانات بستر برگزاری جلسه، کاملا آشنا باشیم و در ابتدای جلسه توضیحاتی درباره امکانات به افراد حاضر در جلسه بدهیم .
سعی کنید با عنوان کردن اختیاراتی که هر فرد در جلسه آنلاین دارد، آن‌ها را تشویق به تعامل بیشتر در بحث کنید. افراد را برای به اشتراک گذاشتن صوت و تصویر راهنمایی کنید. اگر بستر مورد استفاده جلسه شما، قابلیت نمایش اسلاید ، جدول، نمودار یا فیلم دارد، حتما به آن اشاره کنید. دقت کنید که هنر ما دریک جلسه آنلاین این است که برای افزایش کیفیت جلسه، حداکثر استفاده را از تکنولوژی و امکانات آنلاین داشته باشیم، بدون اینکه غیرحضوری بودن بتواند آسیبی به کیفیت جلسه وارد کند.

۱۰٫ به جزییات توجه کنید

حتما شما هم دیده اید که بعضی افراد حین برگزاری پخش زنده در اینستاگرام یا به اشتراک گذاشتن ویدئو در جلسه آنلاین، تصویرشان تار، بی¬کیفیت و نامناسب است، گویاتمام تلاششان را کرده اند که دیده و شناخته نشوند!
اگر لازم است که در جلسه آنلاین تصویر خود را با دیگران به اشتراک بگذارید، حتما به نکات فنی دقت کنید. سعی کنید مکان ساکت و آرامی را برای نشستن انتخاب کنید. ترجیحا روبه روی یک پنجره یا منبع نور باشید تا وضوح روشنایی تصویرتان بالاتر برود. در صورت امکان پس زمینه تصویرتان دیوار یا یک محیط خلوت باشد تا تمرکز دیگران را به هم نزند.
دوربین یا وب‌کم خود را کاملا تمیز کنید و آن را در زاویه دقیقا روبروی چشم هایتان قرار دهید و زاویه آن نسبت به صورتتان مستقیم باشد. فاصله شما تا دوربین بهتر است به اندازه ای باشد که دست های شما و بدنتان از سینه به بالا در کادر قرار بگیرد. بعد از به اشتراک گذاشتن تصویر از دیگران درباره کیفیت صدا و تصویرتان سوال کنید، تا مطمئن شوید که ویدیوی شما به تصویری که دیگران در دیدارهای حضوری از شما می بینند بیشترین نزدیکی را دارد.

بهره وری جلسات مجازی
۱۱٫ واضح و شمرده صحبت کنید

در جلسات آنلاین باید کمی بیشتر از مهارت فن بیانتان کمک بگیرید. سعی کنید با صدای بلند، واضح و شمرده صحبت کنید و از حرکات دست برای رساندن مفاهیم حرف هایتان استفاده کنید تا تأثیرگذاری شما چند برابر شود.
حتما برای شما هم پیش آمده است که در یک تماس تلفنی یا تصویری ارتباطتان با طرف مقابل قطع شده اما شما بی خبراز این موضوع ، مدت زیادی به حرف زدن ادامه داده‌اید، بنابراین بهتر است مطالبی که قرار است در یک ملاقات آنلاین بگوییم را دسته بندی کنیم و بعد از گفتن هر مطلب کوتاه، از افراد حاضر در جلسه تاییدیه بگیریم.

معمولا توصیه می شود که جلسات آنلاین نسبت به حضوری با سرعت یکنواخت تر و کمتری پیش بروند. استفاده از جملات کوتاه تر، مکث های یک یا دوثانیه ای بعد از هر جمله و سوال پرسیدن از افراد کمک می کند که جلسه کسل کننده نباشد و تمرکز افراد در طول صحبت ها، حفظ شود.

۱۲٫ جلسات را با آیتم های عملیاتی واضح نتیجه گیری کنید

بسیاری از جلسات با اقدامات و قول‌های مبهم و نامشخص از سوی شرکت کنندگان به پایان می رسد. این وظیفه مدیر جلسه است که اقدام های عملیاتی را برای هر یک از شرکت کنندگان استخراج کرده وتایید همه اعضای جلسه را برای این موارد بگیرد. نکته کلیدی این است که یک اقدام مشخص کنید، آن را به یکی از اعضاء اختصاص دهید و برای بازه زمانی انجام آن نیز به توافق برسید. بدون این سه مرحله هیچ اقدام عملیاتی نمی تواند بطور موثر استخراج شود.

۱۳٫ گزارش هرجلسه را بنویسید

وقت شما و وقت همه ی افراد حاضر در جلسه ارزشمند است.
مطالب،تصمیم گیری ها، ایده های مطرح شده، عناصر ارزشمندی هستند که اگر ثبت و نوشته نشوند درواقع گویاجلسه ای برگزار نشده است. در طول جلسات آنلاین تلاش کنید که نکته های مهم و دستورها و وظایف را یادداشت کنید. بهتر است گزارشی از هر جلسه را برای افراد حاضر ارسال کنید
این کار باعث می شود ملاقات با وجود آنلاین بودن، اعتبار و رسمیت پیدا کند و افراد جدیت و مسئولیت‌پذیری بیشتری در انجام کارها داشته باشند.
همچنین پس از جلسه مطمئن شوید که خلاصه‌ای از نکات برای همه شرکت کنندگان ارسال شده است. همچنین لیستی از اقدام‌های عملیاتی همراه با نام و محدودیت زمانی انجام آن برای هر فرد ارسال شود و از شرکت کنندگان تقاضا کنید نکات جلسه را تایید کنند.

جمع‌بندی:

مدیریت و نتیجه گیری جلسات آنلاین با افرادی که هر کدام در شرایط و موقعیت‌های مختلفی هستند، کار دشواری است. اگر شما از قبل آماده شده باشید و اطمینان حاصل کنید جلسه به خوبی سازمان دهی شده است، جلسات آنلاین می تواند تبدیل به یک بستر بسیار موثر ایجاد ارتباط برای شما باشد و کمک کند تا زمان و هزینه زیادی را صرفه جویی کنید.

اگر می‌خواهید از آخرین و محبوب‌ترین مقالات ما در ایمیل خود مطلع شوید، همین الان ایمیل خود را در کادر زیر وارد کنید

پس از کلیک بر روی اشتراک لطفا صندوق ورودی یا بخش اسپم ایمیل خود را چک کنید

تعداد علاقه‌مندانی که تاکنون عضو خبرنامه ما شده‌اند

۲۴۴

مقاله های مرتبط :

دیدگاه خود را بیان کنید :

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*

code