<< مقاله منتخب مجله شماره ۴۰۳ موفقیت>>
***
با افزایش تهدیدات ناشی از ویروس کرونا، ضربات مهلکی به توان کاری شرکت‌ها و موسسات مالی وارد خواهد شد. به این ترتیب، این روزها سخن از دورکاری کارمندان و کارگران به میان آمده است. به احتمال زیاد، این روند تصاعدی خواهد بود و هر روز تعداد بیشتری از شرکت‌ها به دورکاری روی می‌آورند. اگر تصمیم دورکاری قطعی شود، الگوی انجام کار‌ها، راه‌های ارتباطی و پویایی تیم مختل خواهد شد. با تشدید نگرانی‌ها و نامشخص‌بودن شرایط در رابطه با خطرات احتمالی که ممکن است شخص با آن‌ها روبهرو شود و همچنین تاثیرات احتمالی این شرایط بر روی اقتصاد، کار کمی دشوار‌تر خواهد شد و افراد با چالش بزرگ‌تری برای سازگاری با این شرایط مواجه خواهند بود.
در این مطلب قصد داریم، استراتژی‌هایی را ارائه دهیم که به کمک آن، مدیران می‌توانند اطمینان حاصل کنند که همکاری تیمشان ادامه پیدا خواهد کرد و کارمندان می‌توانند به‌طور موثر فعالیت‌های شغلی خود را ادامه دهند.
***
۱٫ ایجاد تغییرات در قوانین و اهداف
زمانی که به‌طور ناگهانی، الگوی کاری یک تیم تغییر می‌کند، می‌بایست درباره اینکه افراد چگونه به وظایف خود عمل کنند، تجدید‌نظر شود. در این زمان، مدیران باید مطمئن شوند که هر کس وظیفه خود را به‌خوبی فهمیده است. این شرایط، مخصوصا برای تیم‌هایی که به‌صورت مشترک کار می‌کنند و به اقتضای شرایط وادار می‌شوند که جدا از هم کار کنند، از اهمیت بالایی برخوردار است.
۱-۱) اهداف و قوانین کار را شرح دهید
کار در خانه و دورکاری، در واقع یک فرصت بزرگ برای افراد تیم است تا یک بازنگری مجدد نسبت به اهداف و قوانین کلی شرکتشان داشته باشند. در واقع با ایجاد این فرصت، همه اعضا با اهداف کار خود آشنا می‌شوند، نقش‌های فردی‌شان را مرور می‌کنند و همچنین متوجه خواهند شد که کارشان به‌تنهایی چه تاثیری بر نتیجه کار کل تیم خواهد داشت.
روشن‌کردن نقش‌ها بین اعضای تیم، کمک می‌کند تا اعضا درک کنند که می‌توانند به جای رهبر گروه شدن، با یکدیگر برابر شوند. این راه‌حل مانع در تنگنا قرار‌گرفتن رهبر گروه می‌شود. همچنین این افزایش ارتباط در کل گروه کمک می‌کند دیگر اعضای فرعی نیز مشغول باشند.
رویداد‌های مختل‌کننده‌ای مثل ویروس کرونا، برای افرادی که کسب‌و‌کار‌های اقتصادی دارند، وظایف جدیدی را رقم می‌زند و شرایط را برای ایجاد رقابت فراهم می‌کند. در نتیجه، مدیران می‌بایست به تصریح اهداف در بین افراد تیم بپردازند و وظایف همه اعضای تیم را مشخص کنند تا بتوانند بر روی اولویت‌های کلیدی گروه متمرکز شوند.
تهیه یک لیست از وظایف تمامی اعضای گروه می‌تواند بسیار کمک‌کننده باشد. زمانی که مجددا اهداف و وظایف گروه را اولویت‌بندی می‌کنید، باید توجه کنید که به هر فردی چه وظایفی واگذار می‌شود. همچنین در زمان هدف‌گذاری دقت کنید که همه اعضای گروه باید وظایف جدیدی دریافت کنند.
۲-۱) مهارت‌ها و ظرفیت‌های اعضای تیم را بررسی کنید
امروزه بیشتر افراد، به‌طور همزمان بر روی پروژه‌ها و برنامه‌های متعدد کار می‌کنند. در چنین زمان‌های بحرانی، مثل زمان شیوع ویروس کرونا، به احتمال زیاد افرادی که همزمان چندین پروژه را مدیریت می‌کنند، با یک شوک فجیع روبهرو خواهند شد. این مسئله در نهایت باعث خواهد شد که ضربه‌ای مهلک به پروژه اصلی شما وارد شود. برای اینکه این مشکل را تا جای ممکن برطرف کنید، می‌بایست بررسی کنید آیا مهارت و توانایی افراد در جای مناسب خرج می‌شود یا در حال تلف‌شدن است! در این زمان شاید مجبور شوید از توانایی‌های افرادی که خارج از تیم شما هستند هم بهره بگیرید.
به دلیل افزایش نیاز و تعدد وظایف در طول بحران پیش‌آمده، ممکن است اعضای تیم شما مجبور به انجام چندین کار شوند. باید مراقب باشید که در این شرایط بحرانی، به هیچ یک از اعضا استرس وارد نکنید. همچنین توقع بیجا را کنار بگذارید، چرا که هر کدام از اعضا فشاری را متحمل می‌شود که شاید مخرب باشد.
به اعضای تیمتان اطمینان دهید که می‌توانند به شما تکیه کنند. به این ترتیب، با همکاری تمامی اعضا، موفق خواهید شد وضع پیش‌آمده را مدیریت کرده و به همه کار‌ها رسیدگی کنید. این امکان وجود دارد که در طی تغییر اولویت‌های تیم، به منابع، نیرو و ابزار‌های جدید نیازمند شوید. ممکن است به یک کارشناس تحلیل شرایط محیطی کسبوکار نیاز داشته باشید تا برای شما شرح دهد که چگونه ویروس کرونا، در بازار عرضه و تقاضا اثر می‌گذارد؟ یا ممکن است به یک کارشناس بازاریابی جهت بررسی فرصت‌های تولید محصولات جدید نیاز پیدا کنید.
متاسفانه، حفظ انسجام و همبستگی تیمی که اعضای آن به‌طور جداگانه و در خانه، مشغول به کار هستند ممکن است کمی سخت و طاقت‌فرسا باشد؛ بنابراین شما می‌بایست برای تشکیل یک تیم قوی زمان بگذارید و اشخاص حرفه‌ای و متعهد را انتخاب کنید.
۲٫ بر تعاملات شخصی تاکید کنید
زمانی که بر حسب شرایط، افراد به‌طور ناگهانی مجبور به دورکاری می‌شوند، ممکن است که احساس تنهایی و دلتنگی کنند. به این ترتیب ممکن است بهره‌وری و اشتغال افراد تیم کاهش یابد. مدیران، به‌ویژه آن‌هایی که پیش از این عادت نداشته‌اند به‌طور مجازی تیم خود را کنترل و سرپرستی کنند هم ممکن است دچار استرس و نگرانی شوند. تحت این شرایط خاص که افراد به اجبار باید به‌تنهایی کار کنند، وظیفه‌شناس‌بودن کمی سخت و دشوار خواهد بود. نکته‌ای که برای اداره‌کردن این موقعیت، از همه موارد مهم‌تر است، زمان‌گذاشتن برای برقراری تعاملات شخصی است.
۱-۲) همه افراد گروه را در خاطر داشته باشید
معمولا رهبران، کسانی را در تیم خود دارند که بیش از بقیه اعضا به آن‌ها علاقه و اطمینان دارند. در زمان استرس و بحران، این افراد بسیار مورد‌اعتماد مدیران هستند. این افراد، خصوصیات و طرز فکر مشابهی با کارفرمایان خود دارند. در نقطه مقابل این ماجرا و طبق ضرب‌المثل «از دل برود، هر آنکه از دیده برفت»، افرادی که نقش فرعی دارند و وظایف خطیری بر عهده ندارند، دسترسی کمتری به اطلاعات و منابع تیم خواهند داشت و در نتیجه مدیران در شرایط بحران کمتر به آنان توجه می‌کنند.
برای اینکه بتوانید یک تصمیم آگاهانه در رابطه با تقسیم وظایف و اطلاع‌رسانی درست بین همه افراد گروه داشته باشید، مهم است که از تبعیض و نگاه‌های شخصی پرهیز کنید؛ در غیر این صورت، افراد فرعی تیم به حاشیه می‌روند. برای جلوگیری از این اتفاق یک لیست از تمامی اعضای گروه تهیه کرده و هسته اصلی و دیگر اعضای گروه را در آن تقسیم‌بندی کنید. آن گاه موفق خواهید شد که به‌طور آگاهانه و دقیق، مسئولیت‌ها را به همه اعضای گروه واگذار کنید.
۲-۲) برگزاری جلسات منظم را در دستور کار‌تان قرار دهید
زمانی را مشخص کنید تا در طی آن همه افراد گروه از طریق اینترنت آنلاین باشند. اگر جلسه‌ای ضروری نیست، بهتر است آن را کنسل کنید؛ چرا که ممکن است جمع‌کردن افراد در یک زمان مشخص کمی سخت باشد و ناهماهنگی ایجاد شود. اگر ملاقات‌های غیرمجازی شما و افراد تیمتان، موقت است، به یاد داشته باشید که ممکن است سلامتی شما به خطر بیفتد؛ چرا که برخی از این افراد بدون علامت به بیماری دچار هستند. پس فراموش نکنید که رعایت نکات بهداشتی ضروری است!
۳-۲) در یکی از شبکه‌های اجتماعی، یک گروه بسازید
شما می‌بایست زمانی را برای به‌‌روز‌رسانی اطلاعات تیم در دستور کار خود قرار دهید. این به‌روزرسانی‌ها می‌تواند حتی به‌طور حضوری به‌شکل یک گفت‌وگوی کوتاه نیز برگزار شود، اما بهتر است که فهرست خود را در مکانی بارگذاری کنید که امکان دسترسی همه افراد وجود داشته باشد. اینگونه حس صمیمیت و دوستی به روح تیم باز می‌گردد. قوانینی را تعیین کنید که افراد تیم را موظف کند مرتبا با یکدیگر در تماس باشند. به اعضای تیم گوشزد کنید که همیشه نباید منتظر ملاقات‌های دسته‌جمعی بمانند.
۴-۲) ارتباطات مجازی را به واقعیت نزدیک کنید
به‌جای اینکه ارتباطات اعضای تیم را فقط به ارسال ایمیل محدود کنید، از رسانه‌هایی استفاده کنید که امکان دیده‌شدن چهره افراد در آن وجود دارد. مثلا می‌توانید از طریق نرم‌افزارهایی که امکان چت تصویری گروهی را فراهم می‌کنند، افراد تیم را با یکدیگر ارتباط دهید، چرا که استفاده از ایمیل و صرفا چت کردن، ارتباطی بسیار سطحی را بین افراد تیم به‌وجود می‌آورد.
اگر امکان برقراری تماس تصویری نبود، تماس صوتی نیز ایده خوبی است. این نوع از ارتباطات که افراد قادرند زبان بدن یکدیگر را درک کنند و احساسات افراد را بشنوند یا ببینند، برای تقویت روحیه تیم بسیار کارآمد است. تماس صوتی یا تصویری باعث می‌شود که اعضا تیم راحت‌تر ایده‌های خود را بیان کنند و احساس بهتری داشته باشند.
۳٫ به اعضای تیم تفهیم کنید که دورکاری سخت نیست
کار در خانه و دور از دیگر اعضای گروه، ممکن است زمینه حواس‌پرتی و سوءتفاهم را به‌وجود آورد. هر چه افراد، بیشتر با یکدیگر در ارتباط باشند و از محیط زندگی همکاران خود آگاهی بیشتری داشته باشند، یکدیگر را بهتر درک خواهند کرد. غالبا اعضای تیم از مشورت‌کردن و راهنمایی‌گرفتن از دیگران غافل می‌شوند. ممکن است افراد، ایده‌های همکاران خود را بی‌ارزش تلقی کنند؛ به همین دلیل از آن‌ها نظر‌خواهی نمی‌کنند. این در حالی است که مشورت و نظر‌خواهی، در علم روان‌شناسی اجتماعی، پایه‌ای قوی دارد. در این شرایط بحرانی و خاص، توصیه می‌شود که اعضا گروه یکدیگر را درک کنند و رفتار خوبی با هم داشته باشند.
۱-۳) به‌طور مجازی، به گشت‌و‌گذار در محل کار اعضا گروه بپردازید
در ابتدای پروژه، اعضای تیم را تشویق کنید تا به‌طور مجازی، یک فیلم چند دقیقه‌ای از محیط کارشان در خانه، با دیگران به اشتراک بگذارند و از تجربیات شخصی خود از کار در خانه بگویند. افراد در خانه، در زمان انجام کار، ممکن است با چالش‌هایی مثل سر‌و‌صدای بازی بچه‌ها، صدای بوق ماشین‌ها و هر عامل دیگری که موجب حواس‌پرتی می‌شود، روبهرو باشند. پس اگر همکاران با محیط کار، دغدغه‌ها و محدودیت‌های یکدیگر آشنا باشند، شرایط بهتر و قابل‌درک‌تر خواهد شد.
۲-۳) شرایط ویژه اعضای گروه را درک کنید
ممکن است یکی از افراد گروه، در خانه‌ای شلوغ زندگی کند که سایر افراد نیز در حال پیشبرد کار خود از طریق دورکاری باشند؛ بدیهی است که این فرد چالش‌های متفاوتی را تجربه خواهد کرد. ممکن است زمان برقراری تماس‌های تصویری، سر‌و‌صدای زیادی وجود داشته باشد که او را معذب و نگران می‌کند. در این شرایط بهترین راه‌حل چیست؟ می‌توان تماس‌های تصویری را در زمان‌هایی که خانه او ساکت‌تر است، برقرار کرد. از این رو انعطاف‌پذیر باشید و در زمان‌هایی که افراد آمادگی بیشتری دارند، جلسات را تنظیم کنید و همه اعضا گروه را موظف کنید که شرایط همکارشان را درک کنند و به او یاری برسانند.
۳-۳) اختلافات پیش‌آمده بین افراد گروه را حل کنید
ممکن است در زمان برگزاری یک کنفرانس مجازی، بین اعضا گروه، اختلاف عقیده به‌وجود آید. در این شرایط، برای اینکه گروه را از تشنج و بحث‌های بیهوده دور کنید، با یادآوری اهداف تیم، آن‌ها را به کار اصلی‌شان تشویق کنید.
نتیجه‌گیری:
همان‌طور که در این مطلب خواندید، تهدیداتی مثل ویروس کرونا، ممکن است چالش‌هایی را برای کسبوکار شما به‌وجود آورد. اما شما، با به‌کارگیری استراتژی‌هایی که در این مطلب شرح داده شد، می‌توانید به کسبوکار خود ادامه دهید. این گونه حوادث ناگهانی، در عین وجود تهدیدهای گسترده، فرصتی برای تجربیات جدید است. از این موقعیت، به‌عنوان یک فرصت جدید جهت کشف راه‌های نوین برای گسترش کسب و کار خود استفاده کنید. ممکن است در این شرایط، با بهره‌گیری از استراتژی‌های مدیریتی، سود و منفعت زیادی دریافت کنید و به آنچه که همیشه در طلبش بودید، دست یابید.
مطالب تون بسیار عالی و به روز هست. ممنون
سپاس از همراهی شما