تا به حال برایتان پیش آمده که وقت کافی برای انجام تمام کارهایتان نداشته باشید؟ احساس می‌کنید که انجام کارهایتان در 24 ساعت شبانه روز ممکن نیست؟ دلیل اصلی همه این احساسات نداشتن برنامه ریزی است.
همه ما یک کاری داریم که باید از شنبه شروع کنیم؛ شنبه‌ای که هنوز نیامده است. شاید هم آمده و بعد از چند روز دوباره رفته و اوضاع همان آش و همان کاسه شده است. اما کجای کار ایراد دارد که شنبه موعودمان هنوز نیامده است. زمان نداریم؟! حوصله‌اش را نداریم؟! یا از آمدن و انجام دادن آن کار خاص می‌ترسیم؟!
بهانه‌مان هر چیزی که هست، بیایید از همین لحظه کنار بگذاریم و با یک برنامه ریزی درست و واقع بینانه از همین فردا همه چیز را رو به راه کنیم و این بار سنگین که روی دوش و ذهن‌مان هست را یک بار برای همیشه به زمین بگذاریم.
شاید بارها برنامه ریزی کرده باشید اما چند روزی نگذشته است که آن را رها کرده باشید و سرخورده و بی‌حوصله‌تر از قبل آن را بوسیده و به کناری گذاشته باشید.
اما به شما قول می‌دهم این بار فرق داشته باشد، چرا که یک بار برای همیشه می‌خواهیم به صورت اصولی و مهم‌تر از همه واقع بینانه نحوه انجام برنامه ریزی را مرحله به مرحله با هم پیش ببریم.
آنچه در این مطلب می‌خوانید [ ]
1. ایراد کارت را پیدا کن
اگر تا به حال چندین مرتبه برنامه ریزی کرده‌اید اما در عمل به آن ناموفق بوده‌اید؛ قطعا ایراد از شما نبوده بلکه اشتباه برنامه ریزی کرده‌اید. به خاطر بیاورید که چه چیزی در برنامه ریزی قبلی موجب شکست‌‌تان شد.
زیاد بودن برنامه ریزی یا منعطف نبودن برنامه و خیلی از نکات دیگر که اگر برای خودتان مشخص کنید، باعث می‌شود خطاهای‌تان را مجدد تکرار نکنید.
2. به سبک خودت برنامه ریزی کن
برای برنامه ریزی کردن مدل‌های متفاوتی وجود دارد؛ بولت ژورنال، ماتریس آیزنهاور و …
اما شما باید مدل خودتان را پیدا کنید. برای قدم اول ببینید با برنامه ریزی روزانه راحت‌تر هستید یا به صورت هفتگی؛ یا حتی می‌توانید به یک برنامه ریزی ماهانه و بلند مدت پایبند باشید.
اگر اولین بار است که به سراغ برنامه ریزی می‌آیید، بهتر است که از یک برنامه ریزی هفتگی شروع کنید.
3. برنامه ریزی برای همه سطوح
شاید ذهنیتی وجود داشته باشد که برنامه ریزی فقط برای کارهایی مانند درس خواندن برای کنکور و یا کارهای سازمانی است اما اگر برای تمام سطوح زندگی‌مان برنامه ریزی داشته باشیم بهره وری‌‌مان چند برابر می‌شود.
اگر شما یک خانم خانه‌دار هستید با داشتن برنامه ریزی و اینکه در هفته آینده قرار است چه کارهایی را انجام بدهید می‌توانید زمان و انرژی زیادی را برای انجام کارهای شخصی و علاقه‌مندی‌هایتان ذخیره کنید که تا به حال فرصتی برای پرداختن به آنها نداشته‌اید.
4. همه ازشنبه شروع می‌کنند شما از جمعه
صبح روز شنبه قبل از اینکه هفته را شروع کنیم زمان خوبی برای یک برنامه ریزی درست و حسابی است، اما زمان بهتری هم برنامه ریزی وجود دارد؛ جمعه شب.
جمعه شب قبل از اینکه برای خواب آماده شوید، دفترچه‌تان را بردارید و به یک فضای آرام بروید و برای هفته‌ای که در پیش رو دارید برنامه ریزی کنید و آماده شوید و زمانی را که قرار بود صبح روز شنبه به این کار اختصاص بدید، برای خودتان یک قهوه بریزید و در دفتری رویاهایتان را یادداشت کنید تا هفته را پر از انگیزه شروع کنید.
علاوه براین، ذهن در حالت آماده‌تری برای انجام امور قرار می‌گیرد و دچار استرس کم‌تری خواهید شد.
برای درمان استرس این مقاله را هم بخوانید.
در برنامه ریزی اولویت بندی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. اگر بدانیم چه کارهایی اولویت بالاتری دارند در برنامه ریزی تاثیر مثبتی دارد.
5. یک هفته‌ات را ثبت کن
هدف از برنامه ریزی برای هر کاری و در کل برای زندگی، بالا بردن بهره‌وریمان است. حالا تصور کنید برنامه ریزی داشته باشید اما در پایان زمانی که ارزیابی می‌کنید نه تنها خروجی بهتری نگرفته باشیم بلکه کاهش کارایی هم داشته باشیم.
برنامه ریزی می‌تواند مثبت واقع شود که مخصوص خود شما و برنامه‌هایتان و با توجه به توان شما انجام شده باشد، پس قطعا کپی از برنامه‌های دیگران کمکی به ما نخواهد کرد.
برای اینکه شما به یک پلنر و یا یک برنامه‌ریز حرفه‌ای برای زندگی خودتان تبدیل شوید، برای اولین مرحله، کارهای یک هفته را با تمام جزییات بنویسید.
6. ثبت زمان
زمان رفت و آمد و میزان زمانی که انجام کارها از شما می‌گیرند را در جدولی بنویسید. همینطور کارهایی را که در ساعات خاصی مجبور به انجام آن هستید را یادداشت کنید.
7. ثبت انرژی
وقتی صحبت از برنامه ریزی به میان می‌آید همه در مورد زمان صحبت می‌کنند اما یک حقیقت قابل انکار که زمان در هر صورت محدود است و ما نمی‌توانیم حتی یک دقیقه به 24 ساعت اضافه کنیم، اما انرژی قابل تغییر است.
پس موضوع مهمی به نام انرژی تکه غایب پازل برنامه ریزی است که باید به صحنه بیاید تا کارها در ساعت درست با حال خوب و اشتیاق زیاد انجام شود.
در جدولی که طراحی کردید یادداشت کنید در چه ساعت‌هایی بیشترین انرژی را دارید و در چه ساعت‌هایی کمترین انرژی. اگر تمایل داشتید یادداشت کنید چه چیزهایی انرژی‌تان را افزایش یا کاهش می‌دهد.
8. حالا دست به کار شو
حالا با توجه به جدول بالا شما می‌توانید بهترین برنامه ریزی را با بالاترین بهره‌وری داشته باشید.
کارهایی که نیاز به دقت و تمرکز بیشتری دارد و یا برایتان خسته کننده است در زمان‌هایی که بیشترین انرژی را دارید، بگذارید و کارهای ساده‌تر را در زمان‌هایی که شاید خسته باشید و به اندازه کافی انرژی ندارید.
به این ترتیب برنامه روزانه و هفتگی خود را جامع و کامل بنویسید.
9. اولویت بندی کنید
در برنامه ریزی اولویت بندی از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است، چرا که ما زمان محدودی داریم و علاوه بر آن اتفاقات پیش‌بینی نشده هر روز منتظر ما نشسته‌اند تا ما را غافلگیر کنند.
وقتی شما کارهایتان را بر اساس ضرورت و اهمیت‌شان اولویت بندی کنید، در صورتی که اتفاقی خارج از برنامه ریزی برای شما بیفتد می‌دانید که مهم‌ترین‌ها را انجام داده‌اید یا اندک زمان باقی مانده از روز را باید چه کاری را انجام بدهید.
نکته مهم‌تر در رابطه با اولویت بندی‌ها این است که پایان روز یا پایان هفته وقتی می‌بینید اصلی‌ترین کارهایتان انجام شده است، انگیزه و روحیه مضاعف برای ادامه برنامه ریزی و عمل به آن خواهید گرفت.
10. برنامه ریزی هفتگی
اگر زیاد اهل دیسیپلین و سر ساعت کار انجام دادن نیستید این مدل برنامه ریزی که در سطر پایین برایتان خواهم گفت، مخصوص خود خود شماست.
قدم اول: جمعه شب که برنامه ریزی هفته آینده را قرار است انجام بدهید، اول از کارهایی که حتما باید در روز خاصی انجام بدهید و از پیش تعیین شده هستند را در صفحه همان روز یادداشت کنید.
قدم دوم: را به نوشتن تمامی کارهای هفته آینده بدون مدنظر قرار دادن روز خاصی برای‌شان اکتفا کنید. فقط بنویسید چه کارهایی دارید و هر کدام چقدر زمان از شما خواهند گرفت.
قدم سوم: این است که هر روز با توجه به میزان زمان باقی مانده از لیست کارهایتان انتخاب کنید و انجام بدهید و از لیست خط بزنید.
خیلی اوقات داشتن یک چارچوب سفت و سخت بیشتر ما را می‌ترساند تا اینکه ایجاد انگیزه کند. این نوع برنامه ریزی هم برای شروع بسیار مناسب است و هم برای افرادی که بخاطر شلوغی بسیار نمی‌توانند برنامه تنظیم شده‌ای داشته باشند.
11. زمان‌های مرده را زنده کنید.
خیلی از زمان‌هایی که از نظر ما از دست رفته است و نمی‌توان داخل برنامه ریزی گنجاند را می‌توان با یک برنامه خلاقانه زنده کرد و به بازی آورد.
زمانی که در مترو یا تاکسی یا در حال پیاده‌روی کردن هستید یا ظهر زمانی که ناهار می‌خورید و یا حتی در حال اشپزی و خرید برای خانه هستید می‌توانید برای آموزش دیدن و یادگیری و یا گوش دادن کتاب‌های صوتی و یا هماهنگ کردن قرار ملاقات‌هایتان استفاده کنید.
اگر مدیری هستید که همیشه زمان کم می‌آورید، می‌توانید قرار ملاقات‌هایتان را به یک صبحانه و یا یک ناهار کاری تبدیل کنید.
12. کارهایتان را واگذار کنید.
همه ما لیستی از کارها داریم که برای انجام آنها می‌توانیم از اطرافیانمان کمک بگیریم. مثلا خرید خانه و یا آوردن کودکتان از مهدکودک را گاهی به یکی دیگر از اعضای خانواده بسپارید.
13. دقیقا چه می‌خواهید.
اینکه بدانید دقیقا می‌خواهید چه خروجی داشته باشید، کمک می‌کند که شفاف‌تر و موثرتر برنامه ریزی کنید. پس با سوال‌های درست به جواب‌های درست برای اهدافتان برسید.
14. پیشنهاد ویژه
1. کتاب اصل‌گرایی (گرگ مک کیون، نشر آموخته)
2. کتاب درباره مدیریت خود (نویسندگان هاروارد بیزینس ریویو، نشر هنوز)
دو کتاب بالا به شما کمک خواهند کرد که زندگی‌تان را سروسامان بدهید و برنامه ریزی بهتری برای آینده خود داشته باشید.
15. هدف بدون برنامه ریزی ….
آنتوان دو سنت اگزوپری همان نویسنده معروفی که شازده کوچولو را نوشته در اهمیت برنامه ریزی می‌گوید: “یک هدف بدون برنامه ریزی تنها یک آرزوست” همین جمله کوتاه آقای اگزوپری بهترین نتیجه‌گیری برای ضرورت و اهمیت برنامه ریزی است.
پس تمامی مراحل بالا را انجام بدهید و با یک برنامه ریزی درست و مناسب خودتان و اهدافتان به موفقیت نزدیک‌ترشوید و بعد از برنامه ریزی با خیال راحت از رویاهایتان بگویید و بنویسید، چرا که برنامه ریزی همان نقشه گنج برای شما است.
برای شما از نقشه گنجی به نام برنامه ریزی نوشتیم تا مستقیم و یکراست به آرزوهایتان برسید.
باسلام وخداقوت
میشه گفت چکیده ای بسیار کاربردی ازچندین کتاب مدیریت زمان وبرنامه ریزی.
با آرزوی توفیق روزافزون
درود و سپاس از همراهی شما