هنگامی که حجم کارهای انجام نشده زیاد و زمان بسیار کم است، اولویت بندی کارها به نظر سخت‌ترین کار دنیا می‌رسد. اما خوب است بدانید اگر از تکنیک‌های مؤثر مانند ماتریس آیزنهاور کمک بگیرید، می‌توانید برای انجام کارهای خود یک برنامه ریزی عالی داشته باشید.
کافیست کارها را نسبت به درجه اهمیت و فوریت آنها دسته بندی کنید و برای هر دسته استراتژی‌های لازم را به کار ببرید.
آنچه در این مطلب می‌خوانید [ ]
اولویت بندی کارها به کمک یک تکنیک جادویی: “ماتریس آیزنهاور”
با توجه به سبک زندگی امروزه، بسیاری از ما روزانه باید کارهای گوناگونی انجام دهیم و به امور زیادی رسیدگی کنیم که گاهی انجام این حجم از کار به نظر غیرممکن می‌رسد.
اینجاست که استرس و اضطراب به سراغمان می‌آید و اوضاع از چیزی که هست پیچیده‌تر هم می‌شود. اینها در صورتی است که اگر با نحوه اولویت بندی کارها آشنا باشیم، نه تنها به دردسر نمی‌افتیم بلکه می‌توانیم در کمال آرامش به انجام امور مختلف برسیم.
اما آیا این اولویت بندی، کار ساده‌ای است؟ خصوصاً وقتی به نظر می‌رسد میزان کارهای روزای از حد 24 ساعت فراتر می‌رود!
حقیقت این است که اولویت بندی کارها لزوماً فرآیند سخت و پیچیده‌ای نیست اما نیاز به آگاهی و حتی آموزش دارد. با این حال حتی اگر یکی از پرمشغله‌ترین افراد دنیا هستید، باز هم جای نگرانی نیست.
چون به راحتی با کمی مطالعه می‌توانید تکنیک‌های اولویت بندی کارها را بیاموزید و به کمک آنها اوضاع را سروسامان دهید. همراه ما باشید تا شما را با روند این کار و خصوصاً استفاده از ماتریس آیزنهاور که یکی از پرکاربردترین روش‌های اولویت بندی است، آشنا سازیم.
قدم اول: همه کارها را یک جا جمع کنید!
بدون شک اموری که باید انجام شوند همگی متعلق به یک منبع نیستند، کارهای مربوط به شغل، پرداخت قبوض، خریدهای خانه و … به عنوان اولین قدم برای اولویت بندی کارها، لازم است تمام آنها را یک جا جمع کنید.
می‌توانید از قسمت یادداشت تلفن همراه خود، اپلیکیشن‌های برنامه ریزی و … استفاده کنید. با این کار لیستی از تمام کارها دارید و مطمئن هستید چیزی از قلم نیفتاده است.
حال نوبت به این می‌رسد که تمام امور را بررسی کنید و سپس راه مناسبی برای اولویت بندی کارها بیابید.
قدم دوم: با ماتریس آیزنهاور آشنا شوید
اکثر افراد وقتی کلمه اولویت بندی به گوششان می‌خورد به یاد ماتریس آیزنهاور می‌افتند. در واقع می‌توان گفت یکی از محبوبترین و البته کارآمدترین تکنیک‌های اولویت بندی کارها، استفاده از این ماتریس معروف است. اما ماتریس آیزنهاور چیست؟
این ماتریس یک شیوه خاص و البته آسان برای اولویت بندی به شمار می‌رود که بر پایه دو مفهوم استوار است: تعیین درجه فوریت کارها و تعیین میزان اهمیت کارها.
به کمک همین دو مورد، می‌توانید بهترین نتیجه را دریافت کنید. در ادامه سعی داریم ابتدا نحوه مشخص کردن و دسته بندی کارهای مهم و فوری را به شما نشان دهیم و سپس به معرفی شیوه استفاده از ماتریس اولویت بندی کارها خواهیم پرداخت.
قدم سوم: چگونه فوری و مهم بودن امور را تعیین کنیم؟
حال نوبت به آنالیز کارها می‌رسد. ماتریس آیزنهاور در واقع بر اساس این باور ساخته شده است، که لزوماً انجام تمام کارها در مدت زمانی خاص، مد نظر نیست. در واقع نحوه اختصاص دادن زمان به کارها اهمیت دارد.
بسیاری از ما در زندگی آنقدر درگیر انجام کارهای فوری هستیم، که کارهای مهمتر را فراموش می‌کنیم. الان وقت آن است که در روش انجام کارهای خود تجدید نظر کنیم تا بتوانیم اولویت بندی کارها را اصولی انجام دهیم. اما دقیقاً تفاوت میان امور فوری و امور مهم چیست:
کارهای فوری
این کارها همانطور که از نامشان پیداست، باید در اسرع وقت انجام شوند و واکنشی سریع را می‌طلبند. در غیر اینصورت در روند انجام کارهای شما یا اطرافیانتان، اختلال ایجاد می‌کنند.
در واقع پشت گوش انداختن این کارها، پیامدهای دردسرسازی دارند. به همین دلیل است که در بسیاری از مواقع انجام این کارها در اولویت قرار می‌گیرند بدون اینکه زمانی برای انجام کارهای مهم در نظر گرفته شود.
کارهای مهم
اولویت بندی کارها تنها به معنی انجام به موقع کارهای فوری نیست. بهتر است این بار با تمرکز به اهداف خود فکر کنید. هدف‌های بزرگی که در سر دارید و شاید در میان انبوه کارهای روزانه آنها را از یاد برده‌اید، در ذهن بیاورید و سپس بنویسید.
این اهداف ممکن است به زندگی شخصی شما مرتبط باشند و یا به پیشرفت کاری شما منجر شوند.
قدم چهارم: امتیازدهی را آغاز کنید
اکنون نوبت به این می‌رسد که متوجه شویم رابطه میان ماتریس آیزنهاور و اولویت انجام کارها دقیقاً چیست؟ این ماتریس به شما می‌گوید که برای اولویت بندی کارها باید همه امور را در چهار دسته قرار دهید:
1. کارهای فوری و مهم
2. کارهای غیرفوری و مهم
3. کارهای فوری و غیرمهم
4. کارهای غیرفوری و غیرمهم
لیست کارها را مقابل خود قرار دهید. به هر کار باید از دو جنبه امتیازی میان صفر تا 10 اختصاص دهید، اول جنبه مهم بودن کار و دوم جنبه فوریت آن. به این ترتیب دسته بندی کارها با توجه به این امتیازات برای شما آسانتر خواهد بود.
برای مثال می‌توانید عدد 5 را مرز میان فوری و غیر فوری و همینطور مهم و غیر مهم قرار دهید و به این ترتیب کارها را در دسته‌های بالا جای دهید.
قدم پنجم: استفاده از نمودار آیزنهاور و برنامه ریزی برای کارهای دسته بندی شده
طبق ماتریس آیزنهاور و تصویری که در بالا مشاهده می‌کنید، برای اولویت بندی کارهایی که در 4 دسته قرارشان داده‌اید، باید استراتژی‌های خاص داشته باشید که در ادامه به توضیح آنها خواهیم پرداخت:
1. کارهای مهم و فوری در اولویت اصلی هستند
بدون شک خودتان نیز تا این لحظه متوجه شده‌اید که انجام کدام دسته از کارها در اولویت هستند، کارهای مهم و فوری. اما اکنون نکته دیگری نیز مهم است. حال که تعیین کرده‌اید چه کارهایی هم مهم و هم فوری هستند، علت فوریت آنها را نیز برای خود مشخص کنید.
در واقع به دو دلیل یک کار مهم فوریت پیدا می‌کند؛ اول اینکه شما آن را آنقدر به تعویق انداخته‌اید که تبدیل به یک کار فوری شده است. دوم اینکه به خودی خود، آنی و سر بزنگاه سر و کله‌اش پیدا شده است.
هر دو این موارد نیاز به اتخاذ راه حل دارند. بدین معنی که از این به بعد در اولویت بندی کارها، جایگاه مناسبی برای کارهای مهم قرار دهید تا به دقیقه نود نرسند. همچنین زمان‌هایی را برای کارهای پیشبینی نشده اختصاص دهید تا با یک پیشامد مهم ولی فوری به دردسر نیفتید.
2. کارهای مهم و غیرفوری را به اندازه‌ای که باید جدی بگیرید
متأسفانه بسیاری از افراد در مورد این دسته از کارها از یک طرف بام می‌افتند؛ یا آنقدر به تعویق می‌اندازند که به کارهای فوری تبدیل می‌شوند و آنها را در فشار قرار می‌دهند و یا آنقدر به آنها می‌پردازند که از انجام کارهای فوری عقب می‌مانند.
سعی کنید در انجام این دسته از کارها یک برنامه ریزی زماندار اصولی داشته باشید تا هم به موقع انجام شوند و هم بتوانید به اموری که فوریت بیشتری دارند رسیدگی کنید.
در واقع این مورد یکی از فوت و فن‌های مهم اولویت بندی کارهاست که در بسیاری از مواقع نادیده گرفته می‌شود.
3. کارهای غیرمهم و فوری را تا حد امکان از سر خود باز کنید!
بله درست خوانده‌اید. گاهی انجام دادن برخی کارها توسط خودتان، آنقدرها هم اهمیت ندارد، خصوصاً اگر این کارها را دیگران به شما تحمیل کرده باشند یا به خاطر کمک به کسی مسئولیت این کارها را بر عهده گرفته باشید.
هنگامی که برنامه شلوغی دارید، این دسته از کارها را به دیگران واگذار کنید در غیر اینصورت مانع از رسیدن شما به اهداف مهمتان خواهند شد.
4. کارهای غیرمهم و غیرفوری را حذف کنید
اولویت بندی کارها به این معنا نیست که تمام کارها باید حتماً و در مدت زمانی مشخص انجام شوند. اگر کاری برای شما اهمیت ندارد و در عین حال ضرورت و فوریتی نیز برای انجام آن حس نمی‌کنید، پس آن را از لیست خود حذف کنید.
این کار کمک می‌کند یک برنامه ریزی واقع بینانه داشته باشید که قابلیت اجرایی شدن داشته باشد. باید بپذیرید شما تنها یک نفر هستید و روزانه فقط 24 ساعت زمان در اختیار دارید. پس چه بهتر که این زمان را صرف کارهایی کنید که شما را به اهدافتان نزدیکتر می‌کنند.
مطمئناً وقتی تمام کارها را در این چهار گروه قرار دهید و آنهایی را که قابلیت حذف شدن یا ارجاع دادن دارند از لیست خط بزنید، کار شما آسانتر خواهد شد.
در واقع ماتریس آیزنهاور به شما نشان می‌دهد اولویت بندی کارها هر چقدر هم که زیاد باشند، آنقدرها که به نظر می‌رسد سخت نیست. هنگامی که آنها را مرتب کنید، از سردرگمی و استرس رها می‌شوید و می‌توانید با تمرکز بیشتری به انجام وظایف خود بپردازید.
نکاتی که باید برای بکارگیری ماتریس اولویت بندی انجام کارها در نظر بگیرید
اجازه بدهید چند نکته کاربردی و ساده را که برای اولویت بندی کارها، مؤثر هستند به شما یادآوری کنیم:
1. هنگامی که یک کار را شروع می‌کنید، تا قبل از تمام شدن آن، سراغ کار بعدی نروید.
2. شاید شما هم این عبارت را بارها شنیده باشید: “قورباغه‌ات را قورت بده” بهتر است ابتدا سخت ترین کارها را انجام دهید و سپس به سراغ کارهای آسانتر و دلنشین‌تر بروید.
البته این موضوع تا حدی به روحیات شما هم بستگی دارد. در کل سعی کنید به شکلی برنامه ریزی کنید که تا انتهای زمان مقرر شده انرژی کافی داشته باشید.
3. بسیاری از افراد اولویت بندی کارها را تنها در ذهنشان انجام می‌دهند. اما حقیقت این است که نوشتن باعث منظم‌تر شدن ذهن شما خواهد شد و از طرفی، هنگامی که یکی یکی روی کارها خط می‌زنید، باعث ایجاد انگیزه بیشتر می‌شود و شوق بیشتری برای ادامه مسیر پیدا می‌کنید.
4. ماتریس آیزنهاور را می‌توانید با دسته بندی اهمیت-امکان‌پذیری، بازده مالی-نفر یا زمان مورد نیاز و … نیز به کار ببرید. در واقع می‌توانید آن را شخصی سازی کنید.