کسب و کار

اولویت بندی کارها به کمک یک تکنیک جادویی: “ماتریس آیزنهاور”

اولویت بندی کارها

ماتریس آیزنهاور

 

هنگامی که حجم کارهای انجام نشده زیاد و زمان بسیار کم است، اولویت بندی کارها به نظر سخت­‌ترین کار دنیا می‌­رسد. اما خوب است بدانید اگر از تکنیک­‌های مؤثر مانند ماتریس آیزنهاور کمک بگیرید، می­‌توانید برای انجام کارهای خود یک برنامه­ ریزی عالی داشته باشید.

کافیست کارها را نسبت به درجه اهمیت و فوریت آن­ها دسته ­بندی کنید و برای هر دسته استراتژی­‌های لازم را به کار ببرید.

اولویت بندی کارها به کمک یک تکنیک جادویی: “ماتریس آیزنهاور”

با توجه به سبک زندگی امروزه، بسیاری از ما روزانه باید کارهای گوناگونی انجام دهیم و به امور زیادی رسیدگی کنیم که گاهی انجام این حجم از کار به نظر غیرممکن می‌رسد.

اینجاست که استرس و اضطراب به سراغ­مان می­‌آید و اوضاع از چیزی که هست پیچیده‌­تر هم می­‌شود. این­ها در صورتی است که اگر با نحوه اولویت بندی کارها آشنا باشیم، نه تنها به دردسر نمی­‌افتیم بلکه می­‌توانیم در کمال آرامش به انجام امور مختلف برسیم.

اما آیا این اولویت بندی، کار ساده‌­ای است؟ خصوصاً وقتی به نظر می‌­رسد میزان کارهای روزای از حد 24 ساعت فراتر می­‌رود!

حقیقت این است که اولویت بندی کارها لزوماً فرآیند سخت و پیچیده‌­ای نیست اما نیاز به آگاهی و حتی آموزش دارد. با این حال حتی اگر یکی از پرمشغله­‌ترین افراد دنیا هستید، باز هم جای نگرانی نیست.

چون به راحتی با کمی مطالعه می­‌توانید تکنیک‌های اولویت بندی کارها را بیاموزید و به کمک آن­ها اوضاع را سروسامان دهید. همراه ما باشید تا شما را با روند این کار و خصوصاً استفاده از ماتریس آیزنهاور که یکی از پرکاربردترین روش­‌های اولویت بندی است، آشنا سازیم.

قدم اول: همه کارها را یک جا جمع کنید!

بدون شک اموری که باید انجام شوند همگی متعلق به یک منبع نیستند، کارهای مربوط به شغل، پرداخت قبوض، خرید­های خانه و … به عنوان اولین قدم برای اولویت بندی کارها، لازم است تمام آن­ها را یک جا جمع کنید.

می­‌توانید از قسمت یادداشت تلفن همراه خود، اپلیکیشن­‌های برنامه ­ریزی و … استفاده کنید. با این کار لیستی از تمام کارها دارید و مطمئن هستید چیزی از قلم نیفتاده است.

حال نوبت به این می­‌رسد که تمام امور را بررسی کنید و سپس راه مناسبی برای اولویت بندی کار­ها بیابید.

قدم دوم: با ماتریس آیزنهاور آشنا شوید

اکثر افراد وقتی کلمه اولویت بندی به گوششان می‌خورد به یاد ماتریس آیزنهاور می‌افتند. در واقع می‌­توان گفت یکی از محبوب­ترین و البته کارآمدترین تکنیک‌های اولویت بندی کارها، استفاده از این ماتریس معروف است. اما ماتریس آیزنهاور چیست؟

این ماتریس یک شیوه خاص و البته آسان برای اولویت بندی به شمار می­‌رود که بر پایه دو مفهوم استوار است: تعیین درجه فوریت کارها و تعیین میزان اهمیت کارها.

به کمک همین دو مورد، می­‌توانید بهترین نتیجه را دریافت کنید. در ادامه سعی داریم ابتدا نحوه مشخص کردن و دسته ­بندی کارهای مهم و فوری را به شما نشان دهیم و سپس به معرفی شیوه استفاده از ماتریس اولویت بندی کارها خواهیم پرداخت.

قدم سوم: چگونه فوری و مهم بودن امور را تعیین کنیم؟

حال نوبت به آنالیز کارها می­‌رسد. ماتریس آیزنهاور در واقع بر اساس این باور ساخته شده است، که لزوماً انجام تمام کارها در مدت زمانی خاص، مد نظر نیست. در واقع نحوه اختصاص دادن زمان به کارها اهمیت دارد.

بسیاری از ما در زندگی آنقدر درگیر انجام کارهای فوری هستیم، که کارهای مهم­تر را فراموش می­‌کنیم. الان وقت آن است که در روش انجام کارهای خود تجدید نظر کنیم تا بتوانیم اولویت بندی کارها را اصولی انجام دهیم. اما دقیقاً تفاوت میان امور فوری و امور مهم چیست:

 

اولویت بندی کارها

 

 

کارهای فوری

این کارها همانطور که از نامشان پیداست، باید در اسرع وقت انجام شوند و واکنشی سریع را می‌­طلبند. در غیر اینصورت در روند انجام کارهای شما یا اطرافیانتان، اختلال ایجاد می­‌کنند.

در واقع پشت گوش انداختن این کارها، پیامدهای دردسرسازی دارند. به همین دلیل است که در بسیاری از مواقع انجام این کارها در اولویت قرار می­‌گیرند بدون اینکه زمانی برای انجام کارهای مهم در نظر گرفته شود.

 

کارهای مهم

اولویت بندی کارها تنها به معنی انجام به موقع کارهای فوری نیست. بهتر است این بار با تمرکز به اهداف خود فکر کنید. هدف­‌های بزرگی که در سر دارید و شاید در میان انبوه کارهای روزانه آن­ها را از یاد برده­‌اید، در ذهن بیاورید و سپس بنویسید.

این اهداف ممکن است به زندگی شخصی شما مرتبط باشند و یا به پیشرفت کاری شما منجر شوند.

قدم چهارم: امتیازدهی را آغاز کنید

اکنون نوبت به این می­‌رسد که متوجه شویم رابطه میان ماتریس آیزنهاور و اولویت انجام کارها دقیقاً چیست؟ این ماتریس به شما می‌­گوید که برای اولویت بندی کارها باید همه امور را در چهار دسته قرار دهید:

1. کارهای فوری و مهم

2. کارهای غیرفوری و مهم

3. کارهای فوری و غیرمهم

4. کارهای غیرفوری و غیرمهم

لیست کارها را مقابل خود قرار دهید. به هر کار باید از دو جنبه امتیازی میان صفر تا 10 اختصاص دهید، اول جنبه مهم بودن کار و دوم جنبه فوریت آن. به این ترتیب دسته بندی کارها با توجه به این امتیازات برای شما آسان­­تر خواهد بود.

برای مثال می­‌توانید عدد 5 را مرز میان فوری و غیر فوری و همینطور مهم و غیر مهم قرار دهید و به این ترتیب کارها را در دسته­‌های بالا جای دهید.

همراهان موفقیت در صورتیکه برای هدف گذاری نیاز به راهنمایی و مشاوره دارید می‌توانید از بسته هدف که با همت تیم موفقیت و دکتر احمد حلت گردآوری شده استفاده کنید.

قدم پنجم: استفاده از نمودار آیزنهاور و برنامه ‌­ریزی برای کارهای دسته ­بندی شده

طبق ماتریس آیزنهاور و تصویری که در بالا مشاهده می­‌کنید، برای اولویت بندی کارهایی که در 4 دسته قرارشان داده­‌اید، باید استراتژی­‌های خاص داشته باشید که در ادامه به توضیح آن­ها خواهیم پرداخت:

1. کارهای مهم و فوری در اولویت اصلی هستند

بدون شک خودتان نیز تا این لحظه متوجه شده‌­اید که انجام کدام دسته از کارها در اولویت هستند، کارهای مهم و فوری. اما اکنون نکته دیگری نیز مهم است. حال که تعیین کرده‌­اید چه کارهایی هم مهم و هم فوری هستند، علت فوریت آن­ها را نیز برای خود مشخص کنید.

در واقع به دو دلیل یک کار مهم فوریت پیدا می­‌کند؛ اول اینکه شما آن را آنقدر به تعویق انداخته‌­اید که تبدیل به یک کار فوری شده است. دوم اینکه به خودی خود، آنی و سر بزنگاه سر و کله‌­اش پیدا شده است.

هر دو این موارد نیاز به اتخاذ راه حل دارند. بدین معنی که از این به بعد در اولویت بندی کارها، جایگاه مناسبی برای کارهای مهم قرار دهید تا به دقیقه نود نرسند. همچنین زمان­‌هایی را برای کارهای پیش­بینی نشده اختصاص دهید تا با یک پیشامد مهم ولی فوری به دردسر نیفتید.

2. کارهای مهم و غیرفوری را به اندازه‌­ای که باید جدی بگیرید

متأسفانه بسیاری از افراد در مورد این دسته از کارها از یک طرف بام می‌­افتند؛ یا آنقدر به تعویق می­‌اندازند که به کارهای فوری تبدیل می­‌شوند و آن­ها را در فشار قرار می‌دهند و یا آنقدر به آن­ها می­‌پردازند که از انجام کارهای فوری عقب می‌­مانند.

سعی کنید در انجام این دسته از کارها یک برنامه ­ریزی زمان­دار اصولی داشته باشید تا هم به موقع انجام شوند و هم بتوانید به اموری که فوریت بیشتری دارند رسیدگی کنید.

در واقع این مورد یکی از فوت و فن‌­های مهم اولویت بندی کارهاست که در بسیاری از مواقع نادیده گرفته می­‌شود.

 

 

ماتریس آیزنهاور

 

3. کارهای غیرمهم و فوری را تا حد امکان از سر خود باز کنید!

بله درست خوانده­‌اید. گاهی انجام دادن برخی کارها توسط خودتان، آنقدرها هم اهمیت ندارد، خصوصاً اگر این کارها را دیگران به شما تحمیل کرده باشند یا به خاطر کمک به کسی مسئولیت این کارها را بر عهده گرفته باشید.

هنگامی که برنامه شلوغی دارید، این دسته از کارها را به دیگران واگذار کنید در غیر اینصورت مانع از رسیدن شما به اهداف مهم­تان خواهند شد.

4. کارهای غیرمهم و غیرفوری را حذف کنید

اولویت بندی کارها به این معنا نیست که تمام کارها باید حتماً و در مدت زمانی مشخص انجام شوند. اگر کاری برای شما اهمیت ندارد و در عین حال ضرورت و فوریتی نیز برای انجام آن حس نمی‌­کنید، پس آن را از لیست خود حذف کنید.

این کار کمک می­‌کند یک برنامه­ ریزی واقع ­بینانه داشته باشید که قابلیت اجرایی شدن داشته باشد. باید بپذیرید شما تنها یک نفر هستید و روزانه فقط 24 ساعت زمان در اختیار دارید. پس چه بهتر که این زمان را صرف کارهایی کنید که شما را به اهداف­تان نزدیک­تر می­‌کنند.

مطمئناً وقتی تمام کارها را در این چهار گروه قرار دهید و آن­هایی را که قابلیت حذف شدن یا ارجاع دادن دارند از لیست خط بزنید، کار شما آسان­تر خواهد شد.

در واقع ماتریس آیزنهاور به شما نشان می‌­دهد اولویت بندی کارها هر چقدر هم که زیاد باشند، آنقدرها که به نظر می‌­رسد سخت نیست. هنگامی که آن­ها را مرتب کنید، از سردرگمی و استرس رها می‌­شوید و می‌­توانید با تمرکز بیشتری به انجام وظایف خود بپردازید.

نکاتی که باید برای بکارگیری ماتریس اولویت بندی انجام کارها در نظر بگیرید

اجازه بدهید چند نکته کاربردی و ساده را که برای اولویت بندی کارها، مؤثر هستند به شما یادآوری کنیم:

1. هنگامی که یک کار را شروع می­‌کنید، تا قبل از تمام شدن آن، سراغ کار بعدی نروید.

2. شاید شما هم این عبارت را بارها شنیده باشید: “قورباغه‌­ات را قورت بده” بهتر است ابتدا سخت­ ترین کارها را انجام دهید و سپس به سراغ کارهای آسان­‌تر و دلنشین­‌تر بروید.

البته این موضوع تا حدی به روحیات شما هم بستگی دارد. در کل سعی کنید به شکلی برنامه ­ریزی کنید که تا انتهای زمان مقرر شده انرژی کافی داشته باشید.

3. بسیاری از افراد اولویت بندی کارها را تنها در ذهنشان انجام می­‌دهند. اما حقیقت این است که نوشتن باعث منظم‌­تر شدن ذهن شما خواهد شد و از طرفی، هنگامی که یکی یکی روی کارها خط می‌­زنید، باعث ایجاد انگیزه بیشتر می‌شود و شوق بیشتری برای ادامه مسیر پیدا می‌کنید.

4. ماتریس آیزنهاور را می‌­توانید با دسته­ بندی اهمیت-امکان­‌پذیری، بازده مالی-نفر یا زمان مورد نیاز و … نیز به کار ببرید. در واقع می‌­توانید آن را شخصی­  سازی کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

*

code